12 Juin Comment réorganiser vos bureaux efficacement après un déménagement?
En entreprise, les changements en interne, après un déménagement ou encore après des travaux sont souvent source d’interrogation, parfois de stress ou au contrainte, source de motivation et d’engagement plus soutenu de la part des collaborateurs.
La transition est souvent délicate et les enjeux sont importants. Car créer de nouveaux espaces de travail, bien délimiter les différents lieux, distribuer de manière optimale les bureaux partagés, les bureaux fermés, les espaces collectifs et les espaces collaboratifs ou encore les salles de réunion, nécessitent en amont une analyse précise des besoins et des objectifs. Cela passe donc par une concertation et des discussions ouvertes entre collaborateurs et managers.
Dans tous les cas, c’est surtout l’opportunité de faire le point sur l’organisation des bureaux, de repenser les intérieurs de bureaux dans le but premier d’améliorer votre environnement de travail et donc votre productivité. Le bien être des collaborateurs doit également être pris en compte. C’est l’occasion également d’identifier les dysfonctionnements ou les lacunes présents dans les anciens espaces afin de les résoudre dans le nouveau projet d’aménagement.
Puis, une fois les besoins identifiés, vous rapprocher d’un spécialiste mobilier de bureau ou d’un architecte d’intérieur a tout son sens. Avec une écoute attentive sur vos attentes et votre cahier des charges, Il vous conseillera au mieux pour optimiser votre espace de travail avec comme objectif une meilleure productivité et une qualité de vie au travail améliorée. Dans tous les cas, son analyse et ses propositions doivent mettre en lumière six points fondamentaux.
Valoriser les espaces de travail ouverts
Il n’est pas rare que certaines équipes au travail nécessitent une collaboration étroite entre elles. Le besoin d’échanger, de communiquer est important. Dans ce cas, intégrer des bureaux partagés aussi appelés « bench », est une bonne solution. En plus de favoriser la cohésion et la productivité du groupe, l’open-space permettra un gain de place entre 20 et 30% de la superficie de vos locaux.
Pour votre entreprise, c’est donc aussi un gain financier sur le mètre carré, souvent très cher.
Attention toutefois à bien concevoir l’espace dédié en prévision des nuisances sonores. Pour cela, il est idéal de créer des pôles de travail de 4 à 6 postes au maximum, de prévoir des panneaux écrans acoustiques à hauteur de 45 cm environ. En plus de créer une délimitation privée de chaque plan de travail, cette hauteur permet de garder le lien visuel entre collègues tout en atténuant efficacement les sons de voix ou bruits de sonnerie.
Définir les espaces de travail fermés
L’open-space a néanmoins ses limites.
La flexibilité des espaces et l’accroissement possible du nombre de collaborateurs dans le futur sont des réflexions pour bon nombre d’entreprises prévoyantes.
De plus, contrairement à certains groupes de travail, d’autres postes nécessitent de la concentration ou de la confidentialité. C’est le cas notamment du service juridique, financier et de la direction. Dans ce cas, le bureau individuel s’impose et le cloisonnement est donc nécessaire. C’est pourquoi, le choix se portera davantage sur des cloisons amovibles, plus facilement démontables au gré de la création ou de la modification des espaces existants ou en devenir. Enfin le choix de parois en verre, en verre dépoli ou semi-vitré ou encore en plein dépendra de la lumière naturelle entrant dans le bureau en question et de l’ambiance voulue dans le nouvel espace aménagé, de style moderne ou plus classique.
Créer les espaces de réunion
Même si l’interaction entre collègues est naturellement présente dans les bureaux, des espaces plus formels comme les salles de réunion s’imposent. Si l’espace le permet, moduler les tailles des salles de réunion est un avantage. Prévoir de petites salles pour 4 à 6 personnes est utile pour les séances en interne. Idéalement, les équiper de tables modulaires intégrant la connectivité sera un plus et apportera toute la flexibilité et les configurations nécessaire au gré des différents groupes intervenant.
Afin de valoriser votre image auprès de vos clients, prévoyez également une salle de réunion plus grande, pour 8 à 14 personnes, équipée d‘une table fixe et de fauteuils particulièrement confortables. Selon la culture d’entreprise et le profil de votre clientèle, aménagez l’espace avec du mobilier conçu à partir de matières naturelles et recyclables comme le bois chêne ou noyer, également du cuir ou des tissus éco-responsables pour les sièges, cela sera du plus bel effet ! Ajoutez une touche d’aluminium poli avec les trappes access sur la table. Elle apportera, en plus de la fonctionnalité pour les connections électriques, une touche design.
Choisir un mobilier ergonomique et fonctionnel
Quelque soit le mode de travail, individuel ou collectif, choisir un mobilier adapté est primordial et devient même un enjeu pour le bien-être au bureau.
La surface du mobilier de bureau doit tout d’abord être proportionné par rapport à l’espace de travail dédié afin de privilégier la fluidité autour du mobilier. Cela est surtout vrai pour les petits espaces à aménager.
Il est à noter qu’aujourd’hui, quelque soit l’activité exercée, la plupart des tables de travail possèdent au moins 2 écrans.Pour autant, un poste de 160 x 80 cm est un bon standard de dimension pour une place de travail. En plus d’être modulable, Il offre également dans sa forme rectangulaire des configurations d’agencement quasi infinies. Bureau individuel aujourd’hui, il devient combiné à 1 ou plusieurs postes, un pôle de travail collectif. Pour certains profils plus spécifiques d’utilisateurs, un grand choix de dimensions allant de 80 cm à 220 cm vient compléter l’offre existante des bureaux droits ou même d’angles. De plus, grâce à des accessoires comme les goulottes horizontales et/ou les descentes verticales, ou encore les trappes access sur le plan de travail, toute la gestion et l’accès aux divers cables informatiques se fera de manière simple et proprement cachée.
Favorisez le poste de travail assis-debout
Plus encore, l’investissement et la mise en place de postes de travail électriques assis/debout sera un bénéfice supplémentaire pour la santé des collaborateurs. Encourager le personnel à travailler en alternance avec la position debout à certains moments de la journée apportera la mobilité nécessaire au bureau et soulagera le dos de certaines tensions.
Par ailleurs, si le bureau est destiné à plusieurs personnes, le réglage millimétré du bureau devient un outil personnalisable, y compris accessible aux personnes à mobilité réduite.
Car oui, la sédentarité au bureau et ses impacts négatifs est un véritable enjeu. C’est pourquoi, une attention toute particulière doit être faite sur la chaise de bureau et son ergonomie. Car si le fauteuil de travail ne résout pas tous les problèmes liés au dos, il reste néanmoins un outil de prévention Pour être qualifiée d’ergonomique, le siège de bureau, le plus souvent synchrone, doit être équipé de roulettes adaptées à la nature du sol, bénéficier d’un soutien lombaire ou un dossier réglable en hauteur.
D’autres fonctions comme le réglage de la profondeur de l’assise ou le réglage en intensité en fonction du poids de l’utilisateur viendront compléter ses réglages. Tout comme les accoudoirs, de préférence réglables en hauteur.
En somme, un fauteuil ergonomique est un fauteuil offrant de nombreux réglages personnalisables pour s’adapter au mieux à la morphologie de son utilisateur et le soulager de ses tensions.
Identifier les différents types de rangement
Avec la numérisation, le volume de papier a drastiquement diminué dans l’entreprise.
Pour autant, il reste présent et nécessaire. Pour permettre un accès rapide en limitant les déplacements, chaque utilisateur bénéficie au moins d’un rangement de proximité, comme le caisson mobile à tiroirs à glisser sous le bureau et/ou une armoire dont la dimension varie selon le linéaire nécessaire. Des armoires, équipées de rideaux coulissants pour le côté pratique, et de dimensions moyennes, L120 X H100cm est un format idéal. D’une hauteur de comptoir, l’armoire s’utilise comme un pupitre, idéal pour étudier confortablement debout un dossier. Placé à proximité du plan de travail, le rangement et son intérieur aménageable permet d’optimiser l’espace et devient même une séparation visuelle en privatisant davantage le poste de travail.
Pour des volumes plus conséquents comme l’archivage, des locaux dédiés sont recommandés, équipés de rayonnages hauts, au moins 5 voire 6 niveaux si la hauteur sous plafond le permet. Le rangement peut être proposé avec des portes si les documents doivent être sécurisés mais aussi peut être anti-feu contre l’incendie.
Prévoir les espaces informels et collaboratifs
La mise en place du télétravail a fait naitre de nouvelles aspirations chez les collaborateurs. Ces derniers souhaitent, au sein même de l’entreprise, des espaces communs plus informels où ils peuvent se réunir, se détendre ou même s’isoler.
Car l’espace détente sera un lieu central pour les collaborateurs, idéal pour tisser des liens entre collègues, aider à la gestion du stress, développer des synergies ou simplement prendre un peu de repos après une séance de travail épuisante.
Pour se faire, prévoyez des fauteuils lounge, un sofa ou même des poufs pour le côté mobile et ludique est un moyen de valoriser l’intégration du collaborateur.
Le coin repas/café a aussi son importance pour favoriser les échanges. Dans ce cas, privilégiez des matières chaudes comme le bois et des couleurs de ton pastel pour une ambiance plus cosy. Alternez la hauteur et la forme ronde ou carrée des tables, avec des tabourets autour, afin de répondre à toutes les attentes et de donner une dynamique sociale.
Car c’est souvent dans le cadre de ces espaces informels que les échanges sont les plus productifs.
Pour autant, il ne faut pas négliger le besoin pour les employés de pouvoir s‘isoler.
Pour cela, installez une cabine individuelle acoustique type phone box, utile pour passer un appel téléphonique privé ou encore un espace de lecture pour la tranquillité et la concentration.
Comment réorganiser vos bureaux efficacement après un déménagement?
Comme nous venons de le voir, réorganiser vos bureaux après un déménagement est donc une étape cruciale pour garantir la productivité, le bien-être au travail le et répondre aux fortes attentes de vos collaborateurs. Au préalable, il est donc nécessaire lors de la planification du nouvel espace de travail de bien identifier les différents lieux du bureau, ouverts ou fermés. Dans ce cas, l’intervention d’un spécialiste de l’aménagement vous offrant des garanties avec de bons conseils, des plans 3D pour vous projeter dans vos nouveaux espaces de travail, et proposant un grand choix de mobilier professionnel sera pour vous un gage de sérénité dans cette transition au combien délicate.
Combiner harmonieusement des petits espaces dédiés et informels, comme un trait d’union entre le télétravail et l’entreprise répondra aux nouvelles aspirations salariales, renvoyant ainsi une image de votre entreprise plus compétitive sur le marché de l’emploi.
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